Quotidiens & outils du wedding planner

Dernière mise à jour : 4 févr.

Je vous donne des astuces sur mon organisation quotidienne et les outils que j'utilisent pour gérer mon agence, organiser les évènements de mes clients et quand je me déplace pour rencontrer des prestataires.


✘ Les outils que j'utilisent à l'agence ✘

  • Ordinateur fixe, l'écran est plus grand et c'est donc plus agréable pour travailler car j'y passe quand même beaucoup de temps dessus.


  • Imprimante toute simple pour scanner imprimer devis, contrats, supports jour J. Aujourd'hui j'évite d'imprimer au maximum et j'opte pour des moyens payants mais plus écolo quand je le peux. Exemple j'utilise DOCUSIGN pour la signature électronique, et TIIME AE pour envoyer des devis et pour les supports clients j'utilise autant que je peux GOOGLE DRIVE.


  • Pour le site internet, j'ai commencé par Wordpress créer par une graphiste et maintenant j'utilise seule WIX de A à Z.


  • Le Blog est important pour se référencer par exemple sur Pinterest et communiquer sur des sujets qui feront parler de nous. J'utilisais Overblog au départ et maintenant j'utilise le blog de WIX relié directement à mon site internet.


  • Interface pour wedding planner pour travailler avec ces clients. Wedding plan c'est une plateforme en ligne payante avec plusieurs outils très pratiques pour gérer l'organisation complète le budget, le retroplanning avec un système de relance automatique, gestion de la liste des invités, le plan de salle et le plan de table et d'autres outils que vous pourrez découvrir sur le site. C'est un paiement mensuelle à partir de 30€/mois. Sinon il y à aussi l'option gratuite d'utiliser GOOGLE DRIVE.


  • Agenda en ligne il y à Calendrier sur MAC ou Google agenda gratuit, super pratique pour ajouter jour et heure des rendez-vous pour nos clients, relance automatique, lien de la visionférence, les coordonnées, les adresses. Sur Wedding plan cela est possible également.


  • Pochettes pour chaque clients, ok pas écolo mais si vous êtes plutôt de la team "écrire, barrer, surligner"et bien ce sera incontournable pour vous. Sinon selon la plateforme utilisait vous pourrez copier coller les éléments et cocher virtuellement les cases.


  • Cahier de notes pour missions de la semaine inévitable pour moi mais bien sûre des logiciels sont possibles comme NOTION ou TRELLO (que j'affectionne beaucoup)


  • Téléphone portable, il est possible d'avoir deux lignes une perso et une pro et prendre une application ON/OFF pour pouvoir gérer ses lignes sur un seul téléphone. Aujourd'hui pour ma part c'est une ligne téléphonique, payer deux forfaits j'y voyais plus d'inconvénients que d'avantages.


  • Trousse de la wedding planner, être prête à faire face à toutes situations le jour J. Je vais faire un podcast complet sur le sujet et un article aussi ; )





✘ Les outils que j'utilisent en déplacement avec les prestataires ✘

  • Une voiture, j'habite loin de la ville donc pas vraiment le choix pour ma part


  • Un gps sur son téléphone, Waze convient très bien par exemple.




  • Batterie externe et cable allume cigare, ce serait catastrophique le jour d'un mariage de ne plus avoir de téléphone ou de ne pas savoir où aller si plus de GPS !!!!!


  • Boîtier laser pour mesurer la longueur et la largeur d'une salle de réception où chapiteau, je multiplie l'un et l'autre et cela me donne le m2 de la pièce


  • Fiche technique pour la visite de lieu et fiche technique questions prestataires. Podcast sur le sujet et article à venir !!


  • Cartes de visites pour donner aux prestataires à la fin de notre échange, des flyers pour les lieux de réception ou dans un laboratoire traiteur par exemple pour qu'ils puissent communiquer notre contact et les prestations que nous faisons à des futurs clients.



✘ Les outils que j'utilisent en déplacement avec les clients ✘

  • Attache case et ordinateur portable, bien plus pratique et léger en déplacement. Après pour commencer si vous utilisez une tablette avec clavier c'est très bien aussi.


  • Cahier et stylo, pour noter si vous préférez et puis cela peut toujours servir.


  • Pièces pour payer le café aux clients si vous avez donné rendez-vous dans un bar.


  • Plaquettes commerciales et où book photos cela peut être sur votre ordinateur/tablette pour montrer ce que vous faites et/où ce que vous pouvez proposer comme prestations.





✘ Le quotidien d'une wedding planner ✘

  • Tous les matins, je commence par le traitement de mes mails, 30 min où je répond aux demandes de clients, les prestataires, les démarches commerciales, stages etc.. . La réactivité C'est TRES IMPORTANT !!!!


  • Ensuite j'organise les dossiers de mes clients, je traite par ordre chronologique, je regarde et note pour chaque clients les missions importantes à faire cette semaine


  • Ensuite je jète un coup d'oeil sur mon agenda en ligne, je vérifie les rendez-vous de la semaine et en fonction je gère et planifie par priorité mes missions



✘ Missions du wedding planner✘

  • Ce que l'on fait le plus, répondre aux appels des prestataires, des réponses aux questions des clients ou réponses aux nouvelles demandes, les relances prestataires pour les devis, contrats, autres informations etc..


  • Puis selon la période, des rendez-vous extérieurs pour des visites de lieux, des rendez-vous prestataires, points réguliers avec nos clients et rencontre de nos futurs clients, pour des réunions avec les prestataires pour la coordination du jour J etc...


  • On passe beaucoup de temps sur l'ordinateur pour faire de la recherche internet, recherche de nouveaux lieux/prestataires surtout au début en création de son agence. On recherche des éléments décoration pour ses clients, des images ou des inspirations, Pinterest devient votre meilleure amie ; )


  • On créer des documents pour nos clients pour présenter des catalogues, des fiches prestataires, des comptes rendus etc.... J'utilise très simplement pack office ou google drive avec du traitement simple pour des documents word, excel, power-point, dessin.


  • Tout va dépendre d'où se situe votre clientèle mais moi je travaille avec des personnes qui ne sont pas sur place et même parfois à l'étranger donc je réalise beaucoup de Visioconférence pour échanger avec eux. C'est pratique et rapide à mettre en place..


  • La communication générale de son agence et la gestion de son entreprise sont des points essentielles aussi dans nos missions de wedding planner indépendant. Il faut gérer sa comptabilité, faire son planning communication de la semaine et programmer ces publications, faire le point sur ces prestations et supports commerciales etc...






Conseils

Faire une petite liste des outils dont vous aurez besoin en début d'activité pour vous lancer puis une fois en activité ce qui vous sera indispensable.

Puis faire la différence entre les dépenses mensuelles, trimestrielles et annuelles.




















Cet article est aussi au format PODCAST, vous pouvez l'écouter gratuitement sur votre application podcast préférée ATELIERS WEDDING PLANNER où en ligne par ici

https://podcast.ausha.co/ateliersweddingplanner/atelier-n01-le-metier-de-wedding-planner



Vous pouvez le retrouver au format vidéo à regarder sur Youtube ;

https://youtu.be/XPqgwrK0bxI




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