Quotidiens & outils du wedding planner

Je vous donne des astuces sur mon organisation quotidienne et les outils que j'utilisent pour gérer mon agence, organiser les évènements de mes clients et quand je me déplace pour rencontrer des prestataires.

✘ Les outils que j'utilisent à l'agence ✘

• Ordinateur fixe, l'écran est plus grand et c'est donc plus agréable pour travailler car j'y passe quand même beaucoup de temps dessus.

• Imprimante toute simple pour scanner imprimer devis, contrats, supports jour J. Aujourd'hui j'évite d'imprimer au maximum et j'opte pour des moyens payants mais plus écolo quand je le peux. Exemple j'utilise DOCUSIGN pour la signature électronique, et TIIME AE pour envoyer des devis et pour les supports clients j'utilise autant que je peux GOOGLE DRIVE.

• Pour le site internet, j'ai commencé par Wordpress créer par une graphiste et maintenant j'utilise seule WIX de A à Z.

• Le Blog est important pour se référencer par exemple sur Pinterest et communiquer sur des sujets qui feront parler de nous. J'utilisais Overblog au départ et maintenant j'utilise le blog de WIX relié directement à mon site internet.

• Interface pour wedding planner pour travailler avec ces clients. Wedding plan c'est une plateforme en ligne payante avec plusieurs outils très pratiques pour gérer l'organisation complète le budget, le retroplanning avec un système de relance automatique, gestion de la liste des invités, le plan de salle et le plan de table et d'autres outils que vous pourrez découvrir sur le site. C'est un paiement mensuelle à partir de 30€/mois. Sinon il y à aussi l'option gratuite d'utiliser GOOGLE DRIVE.

• Agenda en ligne il y à Calendrier sur MAC ou Google agenda gratuit, super pratique pour ajouter jour et heure des rendez-vous pour nos clients, relance automatique, lien de la visionférence, les coordonnées, les adresses. Sur Wedding plan cela est possible également.

• Pochettes pour chaque clients, ok pas écolo mais si vous êtes plutôt de la team "écrire, barrer, surligner"et bien ce sera incontournable pour vous. Sinon selon la plateforme utilisait vous pourrez copier coller les éléments et cocher virtuellement les cases.

• Cahier de notes pour missions de la semaine inévitable pour moi mais bien sûre des logiciels sont possibles comme NOTION ou TRELLO (que j'affectionne beaucoup)

• Téléphone portable, il est possible d'avoir deux lignes une perso et une pro et prendre une application ON/OFF pour pouvoir gérer ses lignes sur un seul téléphone. Aujourd'hui pour ma part c'est une ligne téléphonique, payer deux forfaits j'y voyais plus d'inconvénients que d'avantages.

• Trousse de la wedding planner, être prête à faire face à toutes situations le jour J. Je vais faire un podcast complet sur le sujet et un article aussi ; )

✘ Les outils que j'utilisent en déplacement avec les prestataires ✘

• Une voiture, j'habite loin de la ville donc pas vraiment le choix pour ma part

• Un gps sur son téléphone, Waze convient très bien par exemple.

• Batterie externe et cable allume cigare, ce serait catastrophique le jour d'un mariage de ne plus avoir de téléphone ou de ne pas savoir où aller si plus de GPS !!!!!

• Boîtier laser pour mesurer la longueur et la largeur d'une salle de réception où chapiteau, je multiplie l'un et l'autre et cela me donne le m2 de la pièce

• Fiche technique pour la visite de lieu et fiche technique questions prestataires. Podcast sur le sujet et article à venir !!

• Cartes de visites pour donner aux prestataires à la fin de notre échange, des flyers pour les lieux de réception ou dans un laboratoire traiteur par exemple pour qu'ils puissent communiquer notre contact et les prestations que nous faisons à des futurs clients.